ORGANIZANDO OS PROCESSOS DE SUA EMPRESA
Um dos motivos mais comuns para empresas estagnarem no mercado, deixando de se desenvolverem em seu segmento, é a falta de organização em seus processos internos. Afinal, é comum negligenciar este fator sem perceber que possuir processos eficazes é essencial para entregar aos clientes produtos e serviços de forma satisfatória.
Confessar que sua empresa está desorganizada é um ato de coragem, mas necessário para iniciar, o mais rápido possível, as estratégias e medidas que precisarão ser tomadas.
Ademais, é importante ressaltar que realizar este ato de coragem trará para empresa diversos benefícios, como menor consumo de tempo em suas tarefas, maior rendimento do trabalho, maior qualidade para o cliente, além da resolução de diversos problemas internos e específicos da sua empresa.
Estes problemas internos serão cruciais para detectarmos se a empresa está bagunçada, portanto, devemos nos atentar se a empresa ou funcionários estiverem enfrentando questões como:
Não atender aos prazos que são estabelecidos para a entrega de produtos ou serviços para seus clientes;
Realizar reuniões, para elaborar novas estratégias de crescimento, porém nenhuma atitude é tomada;
Conflitos entre equipes de trabalho;
Reclamações frequentes de clientes;
Alta rotatividade de colaboradores;
Atrasos nos pagamentos dos colaboradores e dos fornecedores.
Além destes, existem outros indicadores que podem dizer se sua empresa está precisando de ações para melhorar o seu cenário.
Agora que já entendemos a importância de organizar os processos de uma empresa e como identificar se existe tal necessidade, iremos definir o que fazer, quais ferramentas devem ser utilizadas, entre outras atitudes que devem ser tomadas. Iremos, portanto, te auxiliar nesta fase.
É necessário, primeiramente, definir o que é um processo, sendo este um grupo de atividades produzidas em sequência ordenada e que produz um bem ou serviço. Ou seja, uma união de ações onde existe um começo, um meio e um fim. Estes podem ser divididos em processos primários, de suporte e gerenciais.
Os Processos Primários são considerados essenciais, pois representam atividades que possuem relação direta com o cliente, impactando diretamente o consumidor.
Os Processos de Suporte oferecem suporte para os primários. Desta forma, apesar de agregarem valor ao produto final, afetam indiretamente o cliente.
Os Processos Gerenciais são estabelecidos para coordenar e controlar as atividades da empresa. Garantindo que os processos primários e os de suporte estejam sendo bem executados. Esses processos também não são notados diretamente pelos clientes.
Agora que já foi entendido o que é um processo e seus diferentes tipos, será possível iniciar a identificação destes. Para isso, é indicado realizar o Mapeamento de Processos, sendo este muito útil para padronizar o trabalho e estabelecer oportunidades de melhorias em uma empresa. Iremos, em 3 etapas, lhe direcionar a realização de um Mapeamento básico:
1º Etapa: Identificação de processos:
Quais são os processos?
Quais são os eventos que dão início a cada processo?
Qual o objetivo de cada processo?
Quais são as pessoas envolvidas?
Quais são as áreas ou departamentos que estão envolvidos com o processo?
Quais são as matérias primas e recursos do meu processo?
Quem é o responsável pelo processo?
É necessário anexar algum documento?
Quais as principais atividades a serem realizadas?
Quem vai executar estas atividades?
Qual o volume, quantidade e frequência de execução do processo?
Existem riscos, quais são?
Qual o tipo de cada processo, Primário, de Suporte ou Gerenciais?
O que seu cliente espera com o fim de cada Processo Primário?
O que é esperado ao fim de cada Processo de Suporte ou Gerencial?
2º Etapa: Desenhe seus processos:
Após a identificação dos processos é necessário representá-los de maneira gráfica, realizando um desenho destes. Tornando-os mais fáceis de serem compreendidos e analisados.
Ao desenhar seu Mapa é necessário seguir alguns padrões, como:
Oval: Início/fim do processo;
Seta: direção do processo;
Retângulo: tarefas ou passos;
Diamante: ponto onde é necessária uma decisão.
3º Etapa: Analise os processos atuais e proponha melhorias:
Quais são os problemas do meu processo?
Qual é a frequência de cada problema?
Existem atividades que podem ser excluídas no meu processo?
Existem atividades que se adicionadas poderiam otimizar meu processo?
Existem equipamentos que precisam ser trocados em meu processo?
Existem equipamentos que poderiam ser adicionados ao processo para beneficiá-lo?
Existem matérias-primas que precisam ser trocados no meu processo?
Existem matérias primas que poderiam ser adicionados ao processo para beneficiar este?
Existem mudanças que poderiam ser feitas no ambiente onde os processos são realizados?
Quais são as metas do meu processo?
4º Etapa: Realizar as mudanças necessárias:
Após identificar os problemas envolvidos em seu processo e os motivos destes ocorrerem, é necessário tomar as devidas providências, priorizando os problemas que ocorrem mais frequentemente e causam as maiores perdas.
Nesta etapa, existem ferramentas que podem te ajudar a ter conclusões precisas sobre cada processo, como o Diagrama de Pareto ou Diagrama de Ishikawa. Após passar por todos estes passos, será necessário redesenhar seus processos e dar atenção contínua a eles.
Uma opção para manter a devida atenção e definir estratégias para seus processos é a Gestão de Processos. Esta é uma ótima forma de sempre identificar os pontos de melhoria e redesenhar a maneira como estes serão organizados. Afinal, é crucial executar, acompanhar, medir e controlar os processos de acordo com o planejamento, para que assim seja possível atender às expectativas dos clientes, entregando melhores resultados e alcançando constantemente os objetivos de crescimento da organização.
Por meio da Gestão de Processos a empresa obterá maior controle de suas atividades, obtendo assim maior interação entre equipes e departamentos, além de maior assertividade.
Outra opção para manter a devida atenção e definir estratégias para seus processos, é a Gestão por Processos, que diferentemente da Gestão de Processos, considera todos os departamentos de uma empresa como um conjunto, estudando a interação entre as áreas de todos os processos da empresa. Ou seja, enquanto na Gestão de Processos é considerado que existem processos mapeados, sendo monitorados e mantidos sob controle. Na Gestão por Processos, além de se atentar aos processos, procura-se ver a organização de forma mais ampla, com as áreas se inter-relacionando. Assim os departamentos se enxergam como sócios e não como concorrentes. Desta forma, o desempenho de cada processo será medido e rastreado continuamente por todos os envolvidos. Havendo, portanto, maior sinergia entre departamentos.
Além de tudo isso, existem algumas ações, como se atentar a comunicação, manter o ambiente organizado, ter uma lista de prioridades, dividir tarefas de forma igualitária, entre outras, que poderão ser essenciais na organização da sua empresa.
Desta forma, é possível concluir que prezar pela organização de uma empresa é crucial para seu sucesso. Pois, apesar de todo o trabalho envolvido nesta prática, haverá diversos resultados positivos para a empresa, podendo ser, inclusive, um diferencial no mercado, aumentando consideravelmente suas vendas e sua representatividade da companhia em seu respectivo mercado.
