O GERENCIAMENTO ÁGIL DE ATIVIDADES NO SEU DIA A DIA

Diariamente as empresas têm buscado formas mais eficientes de realizar seu trabalho sem comprometer a qualidade. Uma agilidade no processo, antigamente vista como algo prejudicial, se mostra como uma saída para acompanhar as constantes mudanças no mundo e manter a competitividade de seu negócio. A metodologia Scrum, muito conhecida no ambiente de programadores, tem ganhado visibilidade por sua capacidade de levar empresas a atingir índices altíssimos de produtividade e aumentar de maneira considerável seu faturamento e valor de mercado. Mas o que seria uma metodologia ágil? E como aplicar algo que parece tão distante de minha realidade no dia a dia de minha empresa?

Uma metodologia ágil, entre elas o Scrum, é um conjunto de técnicas de desenvolvimento e inovações utilizadas por empresas que prezam pela velocidade em seu dia a dia. Os seus princípios se baseiam em priorizar pessoas ao invés de projetos, protótipos ao invés de documentos e focar nas necessidades de seu cliente, além de ter abertura para mudanças. Se prender ao plano, a ponto de não enxergar a realidade, é algo que leva empresas a enfrentarem crises significativas e algumas vezes insuperáveis, por isso é importante entender o conceito de adaptabilidade, pois em meio a influência de fatores externos que fogem de nosso controle precisamos ter criatividade para adequar nosso planejamento e manter a empresa forte mediante crises políticas, econômicas e outras adversidades.

Partindo dos princípios que falamos anteriormente existem algumas ações práticas que podem transformar a realidade de seu trabalho. Além da postura de adaptabilidade também é essencial aprender com seus erros, uma forma de fazer isso é com reuniões periódicas e rápidas, de até 15 minutos, para checar o andamento das atividades por meio de 3 perguntas “o que fizemos ontem?”, “quais dificuldades ou obstáculos encontramos?” e “o que faremos amanhã?”, com essas perguntas o objetivo da equipe se torna maior que apenas esforços individuais e promove uma melhora na comunicação, além de identificar o que mantém o processo lento e quais desperdícios devem ser eliminados, para melhores resultados.

Divida cada atividade em etapas com duração de tempo delimitada, os chamados Sprints no Scrum, onde as atividades tem início e fim bem definidos e podem ser claramente identificadas como finalizadas por todos da equipe, gerando entregas completas ao final de cada Sprint, que agreguem um valor visível para o cliente. Para isso é interessante a utilização de um quadro, em local visível a todos, como uma forma prática e rápida de acompanhar o andamento dos Sprints.

Figura 1 – Exemplo de quadro Scrum.

E por último vamos falar de três tipos de desperdícios muito comuns que podem ser evitados. O primeiro é a falta de lógica, objetivos grandes e desafiadores estimulam a equipe, porém você não quer que eles lutem por objetivos absurdos ou impossíveis de serem realizados, isso gera frustração, menor qualidade e maior lentidão no trabalho. O segundo é ter expectativas exageradas em apenas um indivíduo ou em uma parte da equipe, esperando um esforço quase heroico para se manter nos prazos. É essencial pensar no trabalho em modos de disciplina e fluxo, tendo equipes multifuncionais e autônomas para entregar constância de resultados. E o terceiro é a sobrecarga, ter relatórios desnecessários, documentação excessiva e reuniões longas e sem sentido desperdiçam tempo e não produzem qualquer valor. Escolha modos mais suaves e sem problemas de concluir sua tarefa, pois, como diria seu co-criador Jeff Sutherland, o Scrum é sobre possibilitar o maior fluxo possível.