COMO A PARONIZAÇÃO E O MAPEAMENTO DE PROCESSOS MELHORA A SUA PRODUTIVIDADE



A padronização e o mapeamento de processos tem dois objetivos principais, sendo, a normalização e a organização do fluxo de trabalho, levando a tão sonhada produtividade. Dito isso, o desejo de alcançar a eficiência nos processos é quase inevitável e muitos empresários buscam melhores resultados embasados nessa técnica. Você é um desses empreendedores?

O primeiro passo para atingir a alta produtividade é entender e identificar os malefícios da falta de padrão na sua empresa. Os principais e mais aparentes sintomas são, a falta de constância nos resultados, forma de trabalho e execução desigual dos colaboradores em relação os mesmos processos, fluxo de trabalho com diversos gargalos, atraso na entrega do produto ou serviço, comunicação precária entre os envolvidos, baixo aproveitamento dos recursos e um alto tempo de execução das tarefas.

Após identificar as dores, agora saberemos como iniciar a padronização em sua empresa. O primeiro enfoque é definir um objetivo concreto para a aplicação desta técnica, a mesma pode ser, aumentar a produtividade, diminuir os custos com a produção, minimizar erros ou até mesmo melhorar o clima organizacional. Com o objetivo traçado a ação do momento é decidir quais processos irão ser mapeados. Para isso, faça a seguinte pergunta: quais processos são primordiais para a minha empresa e quais me ajudarão a atingir o objetivo esperado? Quais atividades são básicas no dia a dia da minha organização? Quais os processos que mais se repetem? Os procedimentos que forem mencionados nas respostas devem ser padronizados e documentados.

Com isso, a necessidade agora é estudar a fundo os processos, entender como os mesmos estão sendo trabalhados e formular um procedimento ideal para ser executado. Durante esse estudo é provável que surja a identificação de gargalos e métodos errôneos na sua empresa. Para contornar essas adversidades é de extrema importância estruturar planos de ação e propor melhorias no fluxo de trabalho. Com isso, a definição do modelo de trabalho deve-se levar em consideração, quem serão as pessoas responsáveis por cada atividade, o tempo de execução ideal, quais são os processos que têm interligações, os insumos necessários para a realização das atividades e por fim, o fluxograma que deve ser seguido. Definindo esses pontos, agora o seu trabalho é registrar o procedimento operacional padrão e treinar os seus colaboradores para a execução ideal das atividades.

Seguindo esses passos é fato que a sua empresa irá alcançar objetivo desejado, seja ele a produtividade, diminuição dos custos ou a inexistência de grandes falhas, mas vale ressaltar, há muitas outras vantagens na padronização e o mapeamento dos processos, por exemplo, melhoria na gestão dos processos, aumento da competitividade, melhoria da qualidade do produto ou serviço, otimização dos procedimentos, engajamento dos colaboradores, aplicação de novas tecnologias e muitas outras.

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